English
Ký hợp đồng thuê văn phòng là một bước quan trọng trước khi doanh nghiệp đưa đội ngũ vào vận hành tại địa điểm mới. Trong bài viết này, Inspire Hub sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc của một hợp đồng cho thuê văn phòng, các phụ lục cần có và mẫu hợp đồng phù hợp với từng mô hình sử dụng phổ biến năm 2026.
Hợp đồng thuê văn phòng là gì?
Theo Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản là thỏa thuận theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong một thời hạn, bên thuê phải trả tiền thuê. Đối với văn phòng, tài sản thuê có thể là diện tích sàn, phòng làm việc riêng, khu vực chỗ ngồi, địa chỉ kinh doanh hoặc gói văn phòng có sẵn tiện ích. Tên hợp đồng được đặt theo mô hình vận hành, chẳng hạn như:
- Hợp đồng thuê văn phòng
- Hợp đồng cho thuê văn phòng
- Hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc
- Hợp đồng thuê văn phòng riêng
- Hợp đồng thuê văn phòng dịch vụ
- Hợp đồng sử dụng địa chỉ kinh doanh hoặc địa chỉ giao dịch
Mục đích chính của hợp đồng thuê văn phòng
Một hợp đồng được chuẩn bị tốt giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hiểu khác nhau về phạm vi dịch vụ và trách nhiệm của từng bên. Các mục đích quan trọng của hợp đồng thuê văn phòng gồm:
- Xác định rõ không gian doanh nghiệp được quyền sử dụng, từ diện tích văn phòng, số lượng chỗ ngồi đến khu vực tiện ích chung.
- Ghi nhận đầy đủ giá thuê, tiền đặt cọc, phí quản lý, chi phí điện nước, internet, thuế và các chi phí phát sinh.
- Làm căn cứ cho kế hoạch ngân sách, quản trị dòng tiền và hạch toán chi phí thuê văn phòng.
- Quy định tiến độ bàn giao, điều kiện nhận mặt bằng, quyền sử dụng nội thất và trách nhiệm bảo trì.
- Kiểm soát rủi ro khi doanh nghiệp cần tăng hoặc giảm quy mô nhân sự, chuyển phòng hoặc chấm dứt hợp đồng trước hạn.
- Bảo vệ quyền lợi của cả bên thuê và bên cho thuê nếu xảy ra tranh chấp.
- Tạo cơ sở để doanh nghiệp sử dụng địa chỉ thuê cho mục đích giao dịch, tiếp nhận thư từ, tiếp khách hoặc thực hiện các thủ tục kinh doanh phù hợp với mô hình thuê.
- Trước khi ký kết, doanh nghiệp nên tìm hiểu các quy định về cho thuê văn phòng, đặc biệt là quy định về chủ thể, mục đích thuê, thời hạn và quyền nghĩa vụ của các bên.
Nội dung của hợp đồng thuê văn phòng gồm những gì?
Một số mẫu hợp đồng trên thị trường có thể được thành lập với các điều khoản tương đối dài, bao gồm định nghĩa, đối tượng hợp đồng, mục đích thuê, thanh toán, vận hành, bảo trì và xử lý vi phạm. Điều quan trọng là nội dung phải phù hợp với mô hình thuê và phản ánh chính xác thỏa thuận thực tế giữa hai bên. Thông thường, hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc nên có các nội dung sau:
Các điều khoản cần làm rõ trong hợp đồng cho thuê văn phòng
Các khoản chi phí, diện tích và thời hạn thuê:
- Diện tích ghi nhận trong hợp đồng là diện tích sử dụng riêng, diện tích sàn, diện tích thông thủy hay diện tích có bao gồm phần dùng chung
- Số lượng chỗ ngồi, số phòng hoặc khu vực được quyền sử dụng đối với mô hình coworking, văn phòng dịch vụ và Core Office Solution
- Giá thuê theo tháng, theo diện tích, theo số chỗ ngồi hoặc theo gói dịch vụ.
- Các khoản đã bao gồm trong giá thuê và các khoản chưa bao gồm như VAT, phí gửi xe, điện sử dụng vượt định mức, phí ngoài giờ, phòng họp, in ấn hoặc dịch vụ theo yêu cầu
- Số tiền đặt cọc, thời điểm nộp, điều kiện hoàn trả và trường hợp được khấu trừ
- Kỳ thanh toán, ngày thanh toán, phương thức thanh toán và lãi chậm trả nếu có
- Thời hạn thuê, thời gian gia hạn, điều kiện điều chỉnh giá thuê văn phòng trong kỳ tiếp theo
- Thời gian miễn phí hoặc hỗ trợ setup, nếu các bên có thỏa thuận
Các trường hợp sửa chữa, cải tạo, hoàn trả:
- Hạng mục bên thuê được phép tự thực hiện
- Hạng mục cần có sự phê duyệt bằng văn bản của bên cho thuê hoặc ban quản lý
- Quy định về thi công ngoài giờ, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và vận chuyển vật tư
- Trách nhiệm đối với hư hỏng phát sinh từ hoạt động cải tạo
- Quyền sở hữu đối với tài sản, nội thất hoặc hệ thống do bên thuê đầu tư
- Nghĩa vụ tháo dỡ, khôi phục hiện trạng khi hết hạn thuê
- Điều kiện nghiệm thu và thời hạn hoàn trả mặt bằng
- Chi phí phát sinh nếu bên thuê trả lại mặt bằng không đúng hiện trạng đã cam kết
Các trường hợp chấm dứt trước hạn, bồi thường hợp đồng:
- Những trường hợp mỗi bên có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng
- Thời hạn thông báo trước bằng văn bản
- Điều kiện vi phạm được xem là nghiêm trọng
- Nghĩa vụ khắc phục vi phạm trước khi chấm dứt
- Cách xử lý tiền thuê đã thanh toán, tiền đặt cọc và công nợ còn lại
- Chi phí bồi thường hoặc phạt vi phạm, nếu có
- Trách nhiệm bàn giao lại không gian, tài sản và thẻ ra vào
- Quy định về tình huống bất khả kháng
- Cơ chế gia hạn hoặc chuyển đổi sang không gian khác khi quy mô đội ngũ thay đổi
Các phụ lục kèm theo trong hợp đồng thuê văn phòng
Phụ lục giúp chuyển những thỏa thuận chi tiết từ trao đổi thương mại vào hồ sơ pháp lý. Khi được ký hoặc xác nhận hợp lệ, phụ lục là một phần của hợp đồng và cần được quản lý cùng bản hợp đồng chính. Trong nhiều trường hợp, các vấn đề như hiện trạng bàn giao, danh mục nội thất, quy định thi công và chi phí dịch vụ lại được nêu chủ yếu trong phụ lục. Với mô hình văn phòng linh hoạt, phụ lục còn là công cụ hữu ích để doanh nghiệp điều chỉnh số lượng chỗ ngồi hoặc không gian theo biến động nhân sự. Các nhóm phụ lục cần kiểm tra trong hợp đồng bao gồm:
Phụ lục Biên bản bàn giao hiện trạng, diện tích và tài sản mặt bằng:
- Địa chỉ, số tầng, số phòng và khu vực bàn giao
- Diện tích theo thỏa thuận và sơ đồ mặt bằng hoặc bản vẽ vị trí
- Tình trạng sàn, trần, tường, cửa, kính, hệ thống điện và điều hòa
- Danh mục bàn ghế, tủ, thiết bị, chìa khóa, thẻ ra vào và tài sản khác
- Chỉ số công tơ điện, nước nếu áp dụng
- Hình ảnh hiện trạng tại ngày bàn giao
- Các hạng mục còn tồn tại và thời hạn bên cho thuê cần khắc phục
Phụ lục Nội quy tòa nhà và Quy định thi công hoàn thiện:
- Hồ sơ thiết kế cần nộp trước khi thi công
- Điều kiện xét duyệt và thời gian phản hồi
- Giờ thi công được phép
- Quy định đăng ký nhân sự, vật tư và thiết bị thi công
- Yêu cầu an toàn lao động, bảo hiểm và phòng cháy chữa cháy
- Trách nhiệm bảo vệ các khu vực chung
- Quy trình nghiệm thu sau thi công
- Chi phí liên quan đến vận chuyển, làm ngoài giờ hoặc xử lý hư hỏng
Phụ lục sửa đổi, bổ sung hợp đồng phát sinh khi 2 bên có thỏa thuận mới:
- Điều khoản nào trong hợp đồng chính được điều chỉnh
- Nội dung trước và sau khi thay đổi
- Ngày hiệu lực của thay đổi
- Ảnh hưởng đến giá thuê, đặt cọc, thời hạn hoặc phạm vi dịch vụ
- Xác nhận các nội dung khác của hợp đồng vẫn giữ nguyên hiệu lực
Có cần phải công chứng hợp đồng thuê văn phòng không?
Theo quy định về hợp đồng thuê tài sản tại Bộ luật Dân sự, việc thuê có thể được xác lập dựa trên thỏa thuận giữa các bên. Đối với hợp đồng thuê nhà ở, Luật Nhà ở 2023 quy định giao dịch thuê, mượn, ở nhờ và ủy quyền quản lý nhà ở không bắt buộc công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu.
Công chứng có thể được cân nhắc khi các bên cùng thống nhất, đặc biệt trong trường hợp thời hạn thuê dài, giá trị lớn hoặc doanh nghiệp có yêu cầu quản trị nội bộ riêng. Dù vậy, việc công chứng không thay thế cho quá trình rà soát kỹ nội dung hợp đồng.
>> Xem thêm chi tiết: Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không?
Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc chuẩn và mới nhất năm 2026
Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu hợp đồng phù hợp với mô hình không gian mình lựa chọn, sau đó điều chỉnh các điều khoản thương mại theo nhu cầu vận hành. Dưới đây là 3 mẫu hợp đồng thuê văn phòng song ngữ của Inspire Hub:
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng riêng
Các nội dung nên có trong hợp đồng dịch vụ văn phòng riêng:
- Thời hạn thuê: Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, điều kiện gia hạn, thông báo gia hạn
- Giá thuê và đặt cọc: Giá thuê, VAT, tiền đặt cọc, lịch thanh toán, điều kiện hoàn cọc
- Tiện ích và dịch vụ: Điện, nước, internet, vệ sinh, lễ tân, phòng họp, tiếp khách, bãi đỗ xe nếu áp dụng
- Cải tạo và biển hiệu: Quy trình xin chấp thuận, tiêu chuẩn thi công, chi phí khôi phục hiện trạng
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng tiêu chuẩn (Core Office Solution)
Ngoài các điều khoản cơ bản, mẫu hợp đồng Core Office nên làm rõ:
- Danh mục nội thất và thiết bị đã có sẵn
- Phạm vi dịch vụ được bao gồm trong gói thuê
- Hạng mục dịch vụ phát sinh theo nhu cầu
- Quyền sử dụng phòng họp, khu vực pantry hoặc tiện ích chung
- Nguyên tắc tính phí đối với thiết bị hoặc dịch vụ bổ sung.
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng dịch vụ (Đăng ký địa chỉ kinh doanh)
Các điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng văn phòng dịch vụ gồm:
- Địa chỉ sử dụng: Địa chỉ được sử dụng cho mục đích nào theo thỏa thuận và theo quy định áp dụng. Nếu sử dụng địa chỉ thuê để đăng ký hoạt động, doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh và trách nhiệm cung cấp hồ sơ của bên cho thuê.
- Phạm vi hỗ trợ: Tiếp nhận thư từ, nhận bưu phẩm, lễ tân, thông báo thư đến hoặc các dịch vụ đã đăng ký
- Quyền dùng không gian: Có hoặc không bao gồm quyền sử dụng phòng họp, bàn làm việc, pantry, khu vực tiếp khách
- Tuân thủ pháp lý: Nghĩa vụ cung cấp hồ sơ doanh nghiệp, cập nhật thông tin và sử dụng dịch vụ đúng mục đích
*Với mô hình văn phòng dịch vụ, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không trước khi ký hợp đồng.
Tóm lại, hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động về quyền sử dụng không gian, tổng chi phí, trách nhiệm vận hành, điều kiện hoàn trả và phương án xử lý khi kế hoạch kinh doanh thay đổi. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn giải pháp văn phòng phù hợp. Với văn phòng riêng, Core Office (văn phòng tiêu chuẩn) hoặc mô hình làm việc linh hoạt, các điều khoản cần thể hiện cụ thể phạm vi không gian, tiện ích đi kèm, chi phí phát sinh và khả năng điều chỉnh khi tăng hoặc giảm nhân sự.
Tại Inspire Hub, doanh nghiệp có thể trao đổi nhu cầu vận hành, quy mô nhân sự và kế hoạch phát triển để lựa chọn không gian phù hợp. Liên hệ Inspire Hub để được tư vấn giải pháp văn phòng và phương án thuê đáp ứng tốt nhu cầu hiện tại lẫn giai đoạn mở rộng sau này.
