English
Cùng với sự bùng nổ của xu hướng làm việc linh hoạt, coworking space đang trở thành mô hình văn phòng được cả startup lẫn các công ty đa quốc gia ưu tiên lựa chọn. Trong bài viết này, Inspire Hub sẽ giải đáp toàn bộ thắc mắc: coworking space là gì, cơ chế hoạt động ra sao và làm thế nào để biết doanh nghiệp của bạn có thực sự phù hợp với mô hình này.
Coworking Space là gì?
Coworking space (không gian làm việc chung) là mô hình văn phòng cho phép nhiều cá nhân, nhóm hoặc doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau cùng sử dụng chung một không gian làm việc được trang bị đầy đủ cơ sở hạ tầng bao gồm: bàn ghế, internet tốc độ cao, phòng họp, khu tiếp khách, pantry và các tiện ích văn phòng hiện đại khác. Mô hình coworking space có ba đặc điểm chính:
- Chi phí ban đầu thấp vì nội thất và hạ tầng đã được trang bị sẵn.
- Giá thuê thường theo dạng trọn gói, gồm điện, nước, internet, vệ sinh, bảo vệ và các tiện ích dùng chung.
- Hợp đồng linh hoạt, cho phép tăng hoặc giảm số chỗ ngồi khi quy mô nhân sự thay đổi.
Ngoài ra, nhiều đơn vị còn tổ chức hoạt động cộng đồng như networking, workshop hay tea break. Doanh nghiệp nhờ vậy có thêm cơ hội kết nối với các đối tác tiềm năng ngay trong tòa nhà.
Các loại mô hình Coworking Space
Mỗi doanh nghiệp có quy mô, tính chất công việc và mức độ riêng tư khác nhau. Vì vậy, mô hình Coworking Space thường được chia thành nhiều loại hình thuê, trong đó có ba nhóm phổ biến:
Văn phòng riêng
Đây là hình thức phòng làm việc khép kín, được bố trí riêng biệt dành cho một doanh nghiệp hoặc một nhóm nhân sự cụ thể. Văn phòng riêng phù hợp với các công ty từ 3 đến 50 người, đặc biệt là những doanh nghiệp cần sự bảo mật thông tin, không gian tiếp khách chuyên nghiệp hoặc môi trường tập trung cao độ. Với hình thức này, doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát không gian nội bộ trong khi vẫn được sử dụng toàn bộ tiện ích chung của tòa nhà như phòng họp, sảnh tiếp khách, pantry và dịch vụ hỗ trợ hành chính.
Chỗ ngồi cố định
Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk) là một vị trí làm việc được chỉ định riêng cho một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ, nằm trong khu vực làm việc chung (open space) của coworking. Người thuê chỗ ngồi cố định có thể để lại thiết bị và đồ dùng cá nhân qua đêm, đồng thời được ưu tiên sử dụng không gian làm việc mà không cần đặt chỗ trước mỗi ngày. Đây là lựa chọn lý tưởng cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ cần sự ổn định trong thói quen làm việc nhưng chưa có nhu cầu thuê phòng riêng.
Chỗ ngồi linh hoạt
Hot Desk là hình thức chỗ ngồi theo ngày hoặc theo giờ, không cố định vị trí cụ thể. Người thuê có thể chọn bất kỳ chỗ trống nào trong không gian làm việc chung mỗi khi đến. Mô hình này phù hợp với những người làm việc tự do, nhân sự thường xuyên công tác xa hoặc doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng văn phòng không đều đặn. Đây cũng là điểm khởi đầu linh hoạt nhất cho các tổ chức nước ngoài đang trong giai đoạn khảo sát thị trường Việt Nam.
Bảng so sánh các loại hình thuê
Để giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát hơn, bảng dưới đây sẽ so sánh nhanh ba loại hình:
| Tiêu chí | Văn phòng riêng | Chỗ ngồi cố định | Chỗ ngồi linh hoạt |
| Mức độ riêng tư | Cao | Trung bình | Thấp |
| Vị trí làm việc | Phòng riêng | Bàn cố định | Chọn chỗ trống |
| Phù hợp với | Nhóm từ 3-50+ người (hoặc các doanh nghiệp/chi nhánh cần bảo mật) | Cá nhân hoặc nhóm nhỏ từ 1-3 người (cần chỗ ngồi cố định dài hạn) | 1 cá nhân (freelancer, người làm việc tự do hoặc không thường xuyên đến văn phòng) |
| Tính linh hoạt | Trung bình | Trung bình | Cao |
Có thể thấy, chỗ ngồi linh hoạt và cố định là lựa chọn tiết kiệm cho cá nhân và nhóm nhỏ, trong khi văn phòng riêng đáp ứng nhu cầu về bảo mật, nhận diện thương hiệu và gắn kết đối với các doanh nghiệp đang phát triển.
Lợi ích nổi bật của mô hình Coworking Space
Lợi ích của coworking khác nhau tùy vai trò của người thuê. Cá nhân quan tâm đến môi trường và sự kết nối. Doanh nghiệp cần tối ưu chi phí, tốc độ triển khai và hình ảnh trước đối tác.
Đối với cá nhân:
Cá nhân làm việc trong không gian chung thường giữ được nhịp làm việc ổn định hơn so với ở nhà. Môi trường chuyên nghiệp giúp tách biệt rõ giữa công việc và sinh hoạt. Một số lợi ích thực tế gồm:
- Chi phí hợp lý, không phải tự trang bị internet, bàn ghế hay phòng họp.
- Cơ hội gặp gỡ chuyên gia thuộc nhiều lĩnh vực, từ đó mở rộng mạng lưới quan hệ.
- Khả năng tiếp khách tại phòng họp thay vì quán cà phê.
- Giảm cảm giác cô lập khi làm việc độc lập.
Đối với doanh nghiệp:
Với doanh nghiệp, giá trị lớn nhất nằm ở khả năng khởi động nhanh và kiểm soát chi phí. Công ty không cần chuẩn bị vốn thi công, đặt cọc mặt bằng dài hạn hay tuyển đội ngũ vận hành riêng.Các lợi ích chính với doanh nghiệp:
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp, dòng tiền được dành cho hoạt động kinh doanh cốt lõi.
- Giá thuê trọn gói giúp dự toán ngân sách hằng tháng rõ ràng.
- Linh hoạt điều chỉnh số chỗ ngồi khi đội ngũ tăng hoặc giảm.
- Có sẵn lễ tân, phòng họp và dịch vụ hành chính, giúp tạo hình ảnh chuyên nghiệp.
- Dễ kết nối với doanh nghiệp khác trong cùng tòa nhà.
Đối với tập đoàn nước ngoài, mô hình này còn hỗ trợ việc thăm dò thị trường. Công ty có thể bắt đầu bằng một nhóm nhỏ, sau đó mở rộng khi hoạt động ổn định.
Mô hình Coworking Space phù hợp với những ai?
Mô hình coworking hữu ích khi doanh nghiệp cần tốc độ, tính linh hoạt và môi trường làm việc chuyên nghiệp. Các nhóm đối tượng phù hợp với Coworking Space bao gồm:
- Công ty có trụ sở chính ở nước ngoài và công ty con: Cần địa điểm hoạt động hợp lệ, sẵn sàng sử dụng và dễ mở rộng theo kế hoạch.
- Văn phòng đại diện tại Việt Nam: Thường có đội ngũ nhỏ, cần không gian tiếp đối tác và hỗ trợ hành chính cơ bản.
- Công ty công nghệ và startup: Quy mô nhân sự biến động nhanh, nên cần hợp đồng linh hoạt.
- Quỹ đầu tư và công ty đầu tư mạo hiểm: Cần địa chỉ chuyên nghiệp, phòng họp tiếp khách và cộng đồng khởi nghiệp xung quanh.
- Công ty kiến trúc nước ngoài và doanh nghiệp xây dựng: Cần không gian sáng tạo, phòng họp trao đổi bản vẽ và khả năng làm việc theo dự án.
- Doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Cần địa điểm giao dịch gọn nhẹ, hỗ trợ nhận thư từ, tiếp đối tác và vận hành tinh gọn.
Một số lưu ý khi chọn Coworking Space phù hợp
Lựa chọn đúng không gian ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và hình ảnh doanh nghiệp. Những tiêu chí dưới đây giúp bạn đánh giá một cách có hệ thống.
- Xác định nhu cầu thực tế: Hãy tính số nhân sự hiện tại, kế hoạch tăng trưởng trong 6 đến 12 tháng và mức độ cần bảo mật.
- Xem xét vị trí: Địa điểm cần thuận tiện cho nhân viên, khách hàng và đối tác. Khu vực có bãi đỗ xe và giao thông kết nối tốt sẽ tiết kiệm nhiều thời gian.
- Kiểm tra tiện ích đi kèm: Hãy hỏi rõ về phòng họp, in ấn, pantry, giờ truy cập và dịch vụ lễ tân.
- Làm rõ cấu trúc giá: Cần biết mức phí đã bao gồm những hạng mục nào và khoản nào phát sinh thêm.
- Đọc kỹ điều khoản hợp đồng: Chú ý thời hạn tối thiểu, quy định tăng giảm chỗ ngồi và chính sách chuyển đổi loại hình.
- Tham quan trực tiếp: Trải nghiệm thực tế cho thấy rõ độ ồn, ánh sáng, chất lượng internet và thái độ phục vụ của đội ngũ.
- Đánh giá cộng đồng và đội ngũ vận hành: Một cộng đồng chất lượng và đội ngũ hỗ trợ phản hồi nhanh tạo ra khác biệt lớn khi sử dụng lâu dài.
Inspire Hub cung cấp giải pháp không gian làm việc chung tại TPHCM
Nếu bạn đang tìm kiếm một Coworking Space tại TP.HCM vừa đáp ứng nhu cầu làm việc vừa nâng tầm vị thế thương hiệu doanh nghiệp, Inspire Hub là đơn vị phù hợp. Nằm tại Khu đô thị Sala, một trong những khu thương mại cao cấp tại TP.HCM, Inspire Hub cung cấp hệ sinh thái văn phòng đa dạng, đã được ghi nhận bởi ArchDaily (Mỹ), Gooood (Trung Quốc) và đoạt giải VMARK 2024 Design Award cho hạng mục Best Office Space Design.
Tại Inspire Hub, doanh nghiệp có thể lựa chọn từ nhiều giải pháp văn phòng phù hợp với từng giai đoạn phát triển:
- Private Office (Văn phòng riêng): Phòng làm việc khép kín, riêng tư, phù hợp cho nhóm từ 3 đến 50+ người. Lý tưởng cho các công ty nước ngoài cần không gian chuyên nghiệp để vận hành và tiếp khách đối tác quốc tế.
- Core Office Solutions (Văn phòng tiêu chuẩn): Văn phòng được trang bị sẵn bàn ghế, điện, nước, wifi có thể sử dụng ngay, phù hợp với các công ty có ngân sách thấp nhưng không muốn đầu tư và vận hành văn phòng.
- Traditional Office (Văn phòng truyền thống): Không gian văn phòng hoàn thiện cơ bản, phù hợp với doanh nghiệp muốn toàn quyền kiểm soát và tùy chỉnh nội thất theo nhận diện thương hiệu riêng.
- Virtual Office (Văn phòng ảo): Giải pháp cung cấp địa chỉ kinh doanh pháp lý uy tín, dịch vụ tiếp nhận thư từ và hỗ trợ hành chính, phù hợp cho doanh nghiệp nước ngoài cần hiện diện pháp lý tại TP.HCM mà chưa có nhu cầu thuê không gian vật lý.
- Meeting Room & Event Hall: Phòng họp từ 3-20 người và sảnh sự kiện phù hợp cho hơn 40 người giúp đáp ứng nhu cầu tổ chức hội thảo, workshop và tiếp khách đối tác quy mô lớn.
Hệ sinh thái khách hàng tại Inspire Hub bao gồm các thương hiệu quốc tế uy tín như Aedas, KOBELCO, J.E. Austin Associates, ANTLER, Schoolab (Paris – San Francisco – HCMC). Đây là minh chứng rõ nét cho tiêu chuẩn phục vụ và chất lượng không gian đạt đẳng cấp quốc tế.
FAQ – Giải đáp thắc mắc về Coworking Space
Coworking Space và văn phòng truyền thống có gì khác nhau?
Để đưa ra quyết định đúng đắn, doanh nghiệp cần nhìn nhận rõ sự khác biệt giữa hai mô hình này trên các tiêu chí vận hành cụ thể:
| Tiêu chí | Coworking space | Văn phòng truyền thống |
| Chi phí ban đầu | Gần bằng 0, đã có sẵn nội thất, internet, thiết bị | Rất cao, phải đầu tư thi công, nội thất, lắp đặt hạ tầng |
| Giá thuê hàng tháng | Trọn gói (all-in-one): điện, nước, internet, vệ sinh, phòng họp… | Giá thuê mặt sàn + phí quản lý + tiện ích phát sinh riêng lẻ |
| Thời hạn hợp đồng | Linh hoạt theo tháng hoặc theo năm | Cam kết dài hạn từ 3-5 năm |
| Thủ tục đăng ký | Nhanh chóng, có thể vào làm ngay trong ngày | Mất 1-3 tháng cho thủ tục và thi công |
| Linh hoạt quy mô | Dễ dàng tăng/giảm số chỗ ngồi bất kỳ lúc nào | Bị ràng buộc bởi diện tích và hợp đồng hiện tại |
| Vận hành nội bộ | Đội ngũ quản lý tòa nhà lo toàn bộ | Doanh nghiệp tự quản lý 100% |
| Cộng đồng & kết nối | Môi trường mở, dễ giao lưu và hợp tác | Hoàn toàn khép kín, thiếu kết nối với bên ngoài |
Giá thuê coworking space là bao nhiêu?
Mức giá phụ thuộc vào loại hình thuê, số chỗ ngồi, diện tích, vị trí và gói dịch vụ đi kèm. Văn phòng riêng thường có mức phí cao hơn chỗ ngồi chung vì mức độ riêng tư lớn hơn. Khi so sánh, doanh nghiệp cần hỏi rõ phí đã gồm điện, nước, internet, vệ sinh, phòng họp và in ấn hay chưa. Để nhận báo giá chính xác theo nhu cầu, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp đơn vị cung cấp.
Mô hình coworking là gì?
Đây là mô hình nhiều cá nhân và doanh nghiệp cùng sử dụng một không gian làm việc có sẵn tiện ích, do một đơn vị chuyên trách vận hành.
Workspace là gì?
Workspace nghĩa là không gian làm việc, tức nơi diễn ra hoạt động công việc. Đó có thể là văn phòng riêng, bàn làm việc trong khu vực chung hay một góc làm việc tại nhà. Coworking space là một dạng workspace được thiết kế để nhiều người cùng sử dụng.
Tóm lại, Coworking Space là giải pháp không gian làm việc chung giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư, rút ngắn thời gian triển khai và mở rộng linh hoạt. Ba loại hình gồm văn phòng riêng, chỗ ngồi cố định và chỗ ngồi linh hoạt đáp ứng nhiều quy mô và mức độ riêng tư khác nhau.
Nếu bạn đang cân nhắc mô hình coworking cho công ty tại TPHCM, hãy đăng ký tham quan để trải nghiệm không gian thực tế. Đội ngũ Inspire Hub sẵn sàng tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô và kế hoạch phát triển của bạn. Liên hệ qua email info@inspirehub.com.vn hoặc hotline 079 777 4 777 để đặt lịch.
