Các quy định về cho thuê văn phòng theo pháp luật hiện hành [Cập nhật 2026]

Khi mở rộng hoạt động hoặc thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam, việc nắm rõ quy định về cho thuê văn phòng giúp doanh nghiệp thuê giảm rủi ro khi ký hợp đồng, đăng ký địa chỉ và đưa nhân sự vào làm việc. Trong bài viết sau đây, Inspire Hub sẽ tổng hợp các nội dung pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp, đặc biệt là công ty có vốn nước ngoài, văn phòng đại diện và doanh nghiệp mới gia nhập thị trường Việt Nam cần lưu ý.

Quy định về cho thuê văn phòng gồm những nội dung gì?

Quy định về cho thuê văn phòng bao gồm các bộ luật về kinh doanh bất động sản, dân sự, nhà ở, xây dựng, phòng cháy chữa cháy, thuế và đăng ký doanh nghiệp. Dưới đây là một số quy định tiêu biểu đối với chủ đầu tư và doanh nghiệp thuê:

Quy định về cho thuê văn phòng đối với chủ đầu tư

Bên cho thuê có thể là chủ đầu tư, chủ sở hữu, đơn vị quản lý được ủy quyền hợp pháp hoặc bên thuê lại có quyền cho thuê lại theo thỏa thuận. Trước khi chào thuê, bên cho thuê cần kiểm tra đầy đủ các điều kiện sau:

Điều kiện pháp lý về đăng ký kinh doanh:

Tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản thông thường phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã và có ngành, nghề kinh doanh bất động sản. Trường hợp cá nhân kinh doanh bất động sản quy mô nhỏ có thể không phải thành lập doanh nghiệp, nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế theo quy định.

Điều kiện về bất động sản cho thuê:

Công trình hoặc phần diện tích cho thuê phải có cơ sở pháp lý phù hợp để đưa vào kinh doanh. Đối với công trình xây dựng có sẵn, Luật Kinh doanh bất động sản 2023 yêu cầu bất động sản phải có giấy tờ về quyền sở hữu, không thuộc trường hợp có tranh chấp chưa được giải quyết, bị cấm giao dịch hoặc đình chỉ giao dịch. Đối với văn phòng nằm trong dự án bất động sản, chủ đầu tư cần bảo đảm công trình đã được nghiệm thu để đưa vào khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật, có giấy tờ về quyền sử dụng đất và đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính về đất đai liên quan.

Điều kiện về tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn:

Văn phòng cần phù hợp với công năng sử dụng được phê duyệt và đáp ứng các yêu cầu về xây dựng, vận hành, an toàn điện, thoát hiểm, vệ sinh môi trường và phòng cháy chữa cháy. Chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật PCCC và cứu nạn, cứu hộ được quy định rõ trong Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15 và Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất, loại hình và danh mục cơ sở, tòa nhà hoặc không gian làm việc có thể phát sinh các yêu cầu về:

• Hồ sơ quản lý công tác PCCC và cứu nạn, cứu hộ
• Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ
• Trang thiết bị PCCC, biển chỉ dẫn, đèn thoát hiểm
• Lối thoát nạn và hành lang giao thông nội bộ
• Tổ chức tập huấn, thực tập phương án theo quy định áp dụng
• Bảo đảm điều kiện an toàn trong quá trình cải tạo, thi công nội thất

Điều kiện về hợp đồng cho thuê và nghĩa vụ thuế:

Hợp đồng thuê văn phòng cần được lập bằng văn bản, phản ánh rõ đối tượng thuê, giá thuê, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của các bên. Luật Kinh doanh bất động sản 2023 cũng quy định bên cho thuê phải cung cấp đầy đủ thông tin, giấy tờ pháp lý của bất động sản cho bên thuê trước khi ký hợp đồng. Bên cho thuê cần thực hiện nghĩa vụ thuế, hóa đơn và nghĩa vụ tài chính khác theo mô hình kinh doanh thực tế. Doanh nghiệp thuê cần làm rõ giá thuê đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, phí quản lý, điện, nước, internet, phí gửi xe và các khoản dịch vụ phát sinh.

Quy định về cho thuê văn phòng đối với doanh nghiệp thuê

Doanh nghiệp thuê cần đánh giá tính phù hợp của không gian với kế hoạch vận hành thực tế, thay vì chỉ tập trung vào giá thuê hoặc vị trí. Một số quy định cụ thể đối với doanh nghiệp thuê bao gồm:

Điều kiện thuê và mục đích sử dụng:

Bên thuê cần sử dụng văn phòng đúng mục đích đã thỏa thuận trong hợp đồng và phù hợp với công năng của công trình. Luật Kinh doanh bất động sản 2023 cho phép tổ chức nước ngoài đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, cá nhân nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam thuê công trình xây dựng để phục vụ hoạt động của mình theo đúng công năng công trình. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu mục đích thuê là:

• Đặt trụ sở chính
• Đặt văn phòng đại diện
• Đặt địa điểm kinh doanh
• Làm nơi làm việc cho đội ngũ dự án
• Làm văn phòng giao dịch hoặc địa điểm tiếp khách
• Thuê chỗ ngồi hoặc không gian làm việc linh hoạt trong giai đoạn thử nghiệm thị trường

Nghĩa vụ trong hợp đồng thuê:

Bên thuê cần thanh toán đúng hạn, sử dụng tài sản đúng mục đích, bảo quản diện tích thuê và tuân thủ nội quy vận hành của tòa nhà. Các nghĩa vụ phổ biến cần được làm rõ gồm:

• Tiền thuê, tiền đặt cọc và kỳ thanh toán
• Phí dịch vụ, phí quản lý và chi phí tiện ích
• Quy định về sử dụng khu vực chung
• Quy trình sửa chữa hư hỏng và xác định trách nhiệm
• Quyền cải tạo, lắp đặt biển hiệu, thiết bị công nghệ
• Điều kiện cho thuê lại hoặc chuyển nhượng hợp đồng
• Nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng khi kết thúc thuê
• Cơ chế xử lý khi chậm thanh toán hoặc vi phạm nội quy

Theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023, bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trong một số trường hợp như: bên thuê chậm thanh toán từ 03 tháng trở lên theo thời điểm đã thỏa thuận mà không được đồng ý, sử dụng sai mục đích, gây hư hỏng nghiêm trọng, tự ý cải tạo hoặc cho thuê lại khi chưa có thỏa thuận hoặc chấp thuận bằng văn bản.

Quyền của doanh nghiệp thuê:

Bên thuê có quyền nhận bàn giao không gian theo đúng thời hạn, chất lượng, diện tích và điều kiện đã cam kết. Doanh nghiệp cũng có quyền yêu cầu bên cho thuê thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng, cung cấp thông tin pháp lý cần thiết và khắc phục các vấn đề thuộc trách nhiệm của bên cho thuê. Với doanh nghiệp quốc tế, nên chuẩn bị hợp đồng song ngữ Việt, Anh. Hợp đồng cần quy định rõ bản ngôn ngữ nào được ưu tiên nếu có khác biệt trong cách diễn giải.

Quy định về thủ tục đăng ký trụ sở nếu là trụ sở chính:

Nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng làm trụ sở chính, địa chỉ phải đáp ứng điều kiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp và quyền sử dụng hợp pháp. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị hợp đồng thuê, giấy tờ chứng minh quyền cho thuê của bên cho thuê và tài liệu liên quan theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành. Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, địa chỉ văn phòng cần được xem xét đồng bộ với hồ sơ đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hoạt động ngành nghề dự kiến.

Tổng hợp các văn bản pháp luật hiện hành về quy định cho thuê văn phòng

Hệ thống pháp luật điều chỉnh hoạt động cho thuê văn phòng gồm nhiều văn bản liên quan. Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp xác định vai trò của từng nhóm quy định để kiểm tra đúng trọng tâm trước khi ký hợp đồng:

Lưu ý: Nội dung mang tính thông tin tham khảo tại thời điểm biên soạn. Doanh nghiệp nên làm việc với luật sư, đơn vị tư vấn đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền khi cần áp dụng cho giao dịch, dự án hoặc hồ sơ cụ thể.

Thủ tục pháp lý cần có khi cho thuê văn phòng

Thủ tục cho thuê văn phòng gồm các giai đoạn từ kiểm tra pháp lý, đàm phán thương mại, bàn giao đến hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký địa chỉ và vận hành:

Lập hợp đồng cho thuê văn phòng

Căn cứ theo Khoản 8 Điều 3 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, hợp đồng kinh doanh bất động sản là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản đủ điều kiện với tổ chức, cá nhân khác để thực hiện các giao dịch, trong đó có cho thuê công trình xây dựng. Hợp đồng thuê văn phòng nên có các nhóm nội dung chính sau:

• Thông tin pháp lý, người đại diện và thẩm quyền ký của các bên
• Mô tả chính xác diện tích, vị trí, mã phòng hoặc tầng thuê
• Mục đích sử dụng không gian
• Thời hạn thuê, ngày bàn giao và thời điểm bắt đầu tính phí
• Giá thuê, tiền đặt cọc, phí dịch vụ, thuế và phương thức thanh toán
• Danh mục nội thất, trang thiết bị và dịch vụ đi kèm
• Trách nhiệm sửa chữa, bảo trì và xử lý sự cố
• Điều khoản cải tạo, lắp đặt biển hiệu và sử dụng hạ tầng kỹ thuật
• Quy định về bảo mật, quản lý khách ra vào và tài sản
• Quyền gia hạn, chấm dứt sớm, hoàn trả tiền đặt cọc
• Cơ chế giải quyết tranh chấp và luật áp dụng

Doanh nghiệp quốc tế nên dành thời gian rà soát bản dịch, định nghĩa thuật ngữ và nguyên tắc ưu tiên ngôn ngữ. Các thuật ngữ như diện tích thuê, diện tích sử dụng chung, phí quản lý, bàn giao, sự kiện bất khả kháng và ngày làm việc cần được định nghĩa rõ để tránh hiểu khác nhau. Các nội dung về thời hạn thuê, tiền đặt cọc, phí quản lý, gia hạn và chấm dứt hợp đồng nên được thể hiện rõ trong hợp đồng cho thuê văn phòng.

Quy định về chi phí và diện tích cho thuê văn phòng

Hợp đồng nên thể hiện diện tích độc quyền sử dụng, phạm vi khu vực chung, sơ đồ mặt bằng và cách xử lý khi có chênh lệch diện tích thực tế. Bên thuê nên yêu cầu báo giá tách bạch các khoản chi phí thuê văn phòng sau:

Với mô hình văn phòng dịch vụ, văn phòng chia sẻ hoặc coworking space, doanh nghiệp cần xác định rõ khoản nào đã nằm trong phí trọn gói. Danh mục này thường có thể bao gồm bàn ghế, internet, điện nước, vệ sinh, lễ tân, khu vực tiếp khách, phòng họp hoặc in ấn, nhưng phạm vi thực tế phụ thuộc vào từng gói dịch vụ và hợp đồng. Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, hóa đơn và chứng từ để thực hiện hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng quy định.

Thời hạn hợp đồng cho thuê

Thời hạn thuê cần phù hợp với kế hoạch kinh doanh, tốc độ tuyển dụng, chu kỳ đầu tư và mức độ ổn định của doanh nghiệp tại Việt Nam. Khi đàm phán thời hạn, cần làm rõ:

• Ngày hiệu lực hợp đồng
• Ngày bàn giao thực tế
• Thời gian miễn phí thi công hoặc thời gian chuẩn bị vận hành
• Kỳ gia hạn và thời hạn thông báo gia hạn
• Cơ chế điều chỉnh giá khi gia hạn
• Điều kiện chấm dứt trước hạn
• Phương án chuyển đổi sang không gian khác khi tăng hoặc giảm quy mô

Nếu hợp đồng không xác định thời hạn thuê, Luật Kinh doanh bất động sản 2023 quy định bên cho thuê chỉ được lấy lại nhà ở, công trình xây dựng sau khi đã thông báo cho bên thuê trước 06 tháng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên ưu tiên thỏa thuận rõ thời hạn và cơ chế gia hạn để chủ động kế hoạch vận hành.

Các điều khoản khác trong hợp đồng cho thuê

Ngoài giá thuê và thời hạn, doanh nghiệp cần lưu ý các điều khoản thường bị bỏ sót nhưng ảnh hưởng lớn trong quá trình sử dụng văn phòng:

• Điều khoản về đăng ký địa chỉ: Hợp đồng cần nêu rõ bên cho thuê có hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng địa chỉ để đăng ký trụ sở chính, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh hay không. Doanh nghiệp cũng cần xác định bộ hồ sơ bên cho thuê có thể cung cấp.
• Điều khoản về PCCC và an toàn: Cần xác định trách nhiệm của mỗi bên đối với khu vực chung, khu vực thuê riêng, hoạt động cải tạo và tuân thủ nội quy an toàn.
• Điều khoản về bảo trì: Hợp đồng nên phân biệt hư hỏng do hao mòn tự nhiên, lỗi hệ thống tòa nhà và hư hỏng do bên thuê gây ra. Thời gian phản hồi sự cố cũng nên được quy định.
• Điều khoản về cho thuê lại: Nếu doanh nghiệp dự kiến chia sẻ không gian với công ty cùng tập đoàn, đối tác dự án hoặc đơn vị liên kết, cần trao đổi từ đầu về quyền cho thuê lại hoặc sử dụng chung.
• Điều khoản về bảo mật: Công ty công nghệ, quỹ đầu tư, đơn vị tư vấn và doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhạy cảm cần xem xét quy định về khách ra vào, hệ thống kiểm soát truy cập, camera, phòng họp và xử lý thư từ.
• Điều khoản về tranh chấp: Hợp đồng cần nêu rõ cơ chế thương lượng, hòa giải, trọng tài hoặc tòa án có thẩm quyền. Với hợp đồng có yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp nên có tư vấn pháp lý về luật áp dụng, ngôn ngữ hợp đồng và phương thức giải quyết tranh chấp.

Inspire Hub cho thuê văn phòng hợp pháp và đạt chuẩn quốc tế

Inspire Hub cung cấp hệ sinh thái không gian làm việc gồm văn phòng riêng, ghế cố định và văn phòng ảo, phù hợp với doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến trên 100 nhân sự. Các mô hình được định hướng theo nhu cầu vận hành khác nhau, từ coworking space, core office solution đến văn phòng truyền thống. Bên cạnh đó, Inspire Hub có quy trình rõ ràng về hợp đồng thuê văn phòng, bàn giao cơ sở vật chất, dịch vụ vận hành và hỗ trợ khách thuê trong quá trình sử dụng.

Bên cạnh không gian, Inspire Hub xây dựng quy trình vận hành tập trung vào trải nghiệm và sự ổn định cho khách thuê. Đội ngũ Admin hỗ trợ tiếp nhận thông tin, xử lý các phát sinh liên quan đến kỹ thuật, không gian và thiết bị, qua đó giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc hành chính khi vận hành văn phòng. Inspire Hub cũng duy trì quy trình rà soát, cải tiến dịch vụ và ghi nhận phản hồi của khách thuê để điều chỉnh giải pháp phù hợp hơn với nhu cầu thực tế.

FAQ – Giải đáp thắc mắc

Thuê văn phòng có phải đăng ký địa điểm kinh doanh không?

Nếu doanh nghiệp sử dụng địa chỉ thuê làm trụ sở chính, địa chỉ này cần được đăng ký trong hồ sơ doanh nghiệp theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu sử dụng để đăng ký địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh theo Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Trường hợp thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đăng ký hoạt động theo quy định tương ứng của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Thuê văn phòng cần giấy tờ gì?

Doanh nghiệp thuê thường cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản như:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ pháp lý tương đương
• Thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký hợp đồng
• Giấy ủy quyền, nếu người ký không phải là đại diện theo pháp luật
• Thông tin xuất hóa đơn của doanh nghiệp
• Hồ sơ liên quan đến thủ tục đăng ký trụ sở, nếu sử dụng địa chỉ thuê cho mục đích đăng ký

Đối với doanh nghiệp nước ngoài hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hồ sơ có thể cần bổ sung giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của công ty mẹ hoặc giấy ủy quyền hợp pháp hóa theo yêu cầu của từng giao dịch.

Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng như thế nào?

Quy trình cho thuê nhà làm văn phòng thường bao gồm 6 bước:

1. Xác định nhu cầu về vị trí, diện tích, ngân sách, thời hạn và mục đích sử dụng.
2. Kiểm tra tính phù hợp của địa chỉ với việc đặt văn phòng, trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh.
3. Thẩm tra pháp lý của bên cho thuê và bất động sản.
4. Đàm phán báo giá, dịch vụ, thời hạn, đặt cọc, điều khoản gia hạn và chấm dứt.
5. Ký hợp đồng, thanh toán theo thỏa thuận và lập biên bản bàn giao.
6. Hoàn tất thủ tục đăng ký địa chỉ, cải tạo và đưa văn phòng vào vận hành nếu cần.

Văn phòng cho thuê có bắt buộc xin giấy chứng nhận PCCC không?

Theo Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP, trụ sở hoặc nhà làm việc của doanh nghiệp, tổ chức có từ 02 tầng trở lên hoặc có tổng diện tích sàn từ 100 m² trở lên thuộc diện quản lý về phòng cháy, chữa cháy. Với công trình mới xây, công trình cải tạo hoặc hạng mục thuộc trường hợp phải thẩm định thiết kế và nghiệm thu về PCCC, chủ đầu tư hoặc chủ thể thực hiện dự án cần hoàn tất thủ tục theo quy định trước khi đưa vào sử dụng. Doanh nghiệp thuê văn phòng cần kiểm tra tình trạng hồ sơ PCCC của tòa nhà, tuân thủ nội quy an toàn và trao đổi với đơn vị quản lý trước khi cải tạo mặt bằng.

Nắm rõ quy định về cho thuê văn phòng giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro từ trước khi đặt cọc. Bên thuê cần ưu tiên kiểm tra quyền cho thuê, công năng sử dụng, khả năng đăng ký địa chỉ, PCCC, chi phí thực tế và các điều khoản quan trọng trong hợp đồng. Bên cho thuê cần bảo đảm tài sản đủ điều kiện đưa vào kinh doanh, minh bạch thông tin và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo quy định.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp văn phòng linh hoạt tại TP.HCM với quy trình và hợp đồng thuê rõ ràng, hãy liên hệ Inspire Hub để trao đổi về nhu cầu không gian, quy mô đội ngũ, thời hạn thuê và phương án vận hành phù hợp với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.