English
Diện tích văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê, hiệu suất làm việc và hình ảnh doanh nghiệp trước đối tác. Thuê thiếu diện tích khiến đội ngũ chật chội ngay khi tuyển thêm người. Thuê dư lại buộc doanh nghiệp trả tiền cho những mét vuông bỏ trống mỗi tháng. Bài viết này Inspire Hub sẽ tổng hợp các tiêu chuẩn diện tích văn phòng theo m2/người và theo khu chức năng, kèm cách tính Gross – Net và kinh nghiệm tối ưu không gian.
Các tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng phổ biến
Tại Việt Nam, Nghị định 155/2025/NĐ-CP quy định định mức diện tích làm việc theo mét vuông (m²) được quy định chính thức cho trụ sở cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó, thiết kế công sở còn tham chiếu hệ thống Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) do Bộ Xây dựng quản lý. Doanh nghiệp tư nhân và công ty có vốn nước ngoài không bắt buộc áp dụng các định mức này. Tuy vậy, đây vẫn là mốc tham khảo hữu ích, kết hợp với thông lệ thiết kế văn phòng quốc tế. Theo cả hai cách tiếp cận, diện tích được phân bổ dựa trên số người sử dụng và chức năng của từng khu vực.
Tiêu chuẩn diện tích văn phòng theo các phòng chức năng
Một văn phòng hoàn chỉnh gồm nhiều khu vực với nhu cầu diện tích khác nhau. Bảng dưới đây tổng hợp các khoảng tham khảo phổ biến trong thiết kế văn phòng doanh nghiệp.
| Khu chức năng | Diện tích tham khảo | Ghi chú |
| Khu làm việc chung | 6-8 m²/người | Đã gồm bàn, ghế và lối đi cạnh bàn |
| Phòng làm việc riêng của quản lý cấp trung | 10-15m²/phòng | Đủ cho bàn làm việc và 1-2 ghế tiếp khách |
| Phòng giám đốc, trưởng đại diện | 15-25m²/phòng | Thường có thêm góc tiếp khách nhỏ |
| Phòng họp | Khoảng 2m²/chỗ ngồi | Phòng 6-8 người cần khoảng 15-20 m² |
| Khu lễ tân, sảnh chờ | 10-20m² | Tùy tần suất đón khách và đối tác |
| Pantry, khu nghỉ | 10-20m² | Tăng theo số nhân sự thường trực |
| Kho lưu trữ, khu in ấn | 5-10m² | Có thể gộp vào một góc kỹ thuật |
Đối với cơ quan nhà nước, Nghị định 152/2017/NĐ-CP trước đây quy định mức tối đa 10m²/người cho chuyên viên và 12m²/người cho trưởng, phó phòng. Các mức này phản ánh không gian làm việc tương đối rộng rãi, thường cao hơn mặt bằng chung của doanh nghiệp tư nhân.
Tiêu chuẩn diện tích văn phòng theo m2/người
Khi chỉ cần ước tính nhanh, doanh nghiệp có thể dùng chỉ số diện tích trung bình cho mỗi nhân sự. Con số này đã gộp phần diện tích khu chức năng và lối đi chung, nên lớn hơn diện tích một chỗ ngồi đơn thuần:
- Văn phòng mở, mật độ cao: Khoảng 6-8 m²/người, phù hợp đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc vận hành.
- Văn phòng kết hợp mở và phòng riêng: Khoảng 8-10 m²/người, phổ biến với công ty công nghệ và văn phòng đại diện.
- Văn phòng nhiều phòng riêng: Từ 10-12 m²/người trở lên, thường thấy ở công ty tư vấn, quỹ đầu tư hoặc công ty luật cần mức bảo mật cao.
Mức dưới 5m²/người thường chỉ đủ đặt bàn ghế và gây cảm giác chật hẹp khi làm việc cả ngày. Các mô hình văn phòng linh hoạt như coworking xử lý bài toán này theo cách khác. Khách thuê trả phí theo chỗ ngồi hoặc theo phòng, sau đó dùng chung phòng họp, sảnh và pantry của cả tòa nhà.
Các yếu tố ảnh hưởng đến diện tích văn phòng làm việc
Diện tích phù hợp với từng doanh nghiệp còn phụ thuộc vào cách đội ngũ làm việc, mô hình vận hành và định hướng phát triển trong vài năm tới. Những yếu tố dưới đây cần được xem xét trước khi chốt phương án thuê:
Tính chất công việc
Đội ngũ lập trình hoặc phân tích dữ liệu thường cần bàn rộng cho hai, ba màn hình và môi trường yên tĩnh. Công ty kiến trúc cần thêm mặt bàn trải bản vẽ, khu trưng bày mô hình và chỗ lưu hồ sơ khổ lớn. Ngược lại, bộ phận kinh doanh thường xuyên đi gặp khách có thể dùng chung chỗ ngồi. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu lại cần chú ý khu lưu trữ chứng từ và mẫu hàng.
Số lượng nhân sự có mặt tại văn phòng
Tổng số nhân sự trên bảng lương chưa phản ánh đúng nhu cầu chỗ ngồi. Nhiều công ty công nghệ và văn phòng đại diện áp dụng mô hình hybrid, chỉ một phần đội ngũ có mặt mỗi ngày. Trước khi tính diện tích, hãy theo dõi số người có mặt trung bình và vào ngày cao điểm trong vài tuần. Số chỗ ngồi nên đáp ứng ngày cao điểm thay vì tổng số nhân sự.
Không gian văn phòng làm việc (không gian mở hoặc chia phòng)
Không gian mở tiết kiệm diện tích nhờ giảm tường ngăn và lối đi riêng. Mô hình này hỗ trợ trao đổi nhanh giữa các thành viên trong nhóm. Văn phòng chia phòng tốn diện tích hơn nhưng phù hợp công việc cần bảo mật hoặc tập trung cao. Nhiều doanh nghiệp chọn mô hình kết hợp, gồm khu làm việc chung cho phần lớn đội ngũ và vài phòng riêng cho ban lãnh đạo.
Nhu cầu phòng họp và tiếp khách
Quỹ đầu tư, văn phòng đại diện và công ty tư vấn thường xuyên đón đối tác. Nhóm này cần khu lễ tân chỉn chu, phòng họp có thiết bị trình chiếu và họp trực tuyến. Tự xây nhiều phòng họp lớn trong khi tần suất sử dụng thấp là một dạng lãng phí diện tích phổ biến. Phương án hiệu quả hơn là giữ một phòng họp nhỏ nội bộ và thuê thêm phòng họp lớn theo giờ khi cần.
Kế hoạch mở rộng quy mô và tăng nhân sự
Doanh nghiệp vừa gọi vốn hoặc mới thành lập pháp nhân tại Việt Nam thường tăng nhân sự nhanh. Hợp đồng thuê truyền thống kéo dài 3-5 năm khiến việc mở rộng hoặc thu hẹp trở nên khó khăn. Doanh nghiệp có thể thuê dư khoảng 10-20% diện tích cho kế hoạch tuyển dụng 12 tháng tới; hoặc chọn mô hình văn phòng linh hoạt cho phép tăng, giảm số chỗ ngồi theo từng giai đoạn.
Yếu tố văn hóa doanh nghiệp
Văn phòng thể hiện cách một tổ chức vận hành và đối xử với nhân sự. Công ty đề cao sáng tạo thường dành diện tích cho khu thư giãn, góc cà phê hoặc khu workshop. Yếu tố này ngày càng quan trọng trong tuyển dụng. Thế hệ nhân sự trẻ có xu hướng đánh giá cao không gian có thẩm mỹ và tiện ích sinh hoạt tốt.
Cân đối chi phí tài chính
Mỗi mét vuông tăng thêm kéo theo chi phí thuê, phí quản lý, điện nước và nội thất. Với văn phòng truyền thống, doanh nghiệp còn phải tính khoản đặt cọc và chi phí thi công trước khi đi vào hoạt động. Vì vậy, nên tính tổng chi phí sở hữu trên mỗi chỗ ngồi thay vì chỉ so sánh đơn giá thuê trên m². Cách tính này giúp so sánh công bằng giữa văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói.
Cách tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân sự
Định mức cho cơ quan nhà nước trong Nghị định 155/2025/NĐ-CP là mức tối đa cho mỗi chỗ làm việc. Doanh nghiệp không cần áp dụng nguyên mẫu mà nên tự tính từ nhu cầu thực tế. Công thức dưới đây gồm ba phần cộng lại:
Diện tích cần thuê = (Số chỗ ngồi × m²/chỗ ngồi) + Diện tích khu chức năng + Diện tích lưu thông
Quy trình áp dụng gồm năm bước:
- Xác định số chỗ ngồi cần thiết dựa trên số người có mặt vào ngày cao điểm.
- Chọn định mức m²/chỗ ngồi theo kiểu bố trí, ví dụ 6-8 m² cho không gian mở.
- Liệt kê các khu chức năng cần thiết như phòng họp, lễ tân, pantry và kho.
- Cộng thêm khoảng 10-20% cho lối đi, hành lang và khoảng lùi an toàn.
- Dự phòng diện tích cho kế hoạch tuyển dụng trong 12 tháng tới.
Ví dụ minh họa: Một văn phòng đại diện có 20 nhân sự, trung bình 15 người có mặt mỗi ngày.
| Hạng mục | Cách tính | Diện tích |
| Khu làm việc chung | 16 chỗ × 7m² | 112m² |
| Phòng họp 8 người | Khoảng 2m²/chỗ | 16m² |
| Lễ tân và sảnh chờ | Ước tính | 10m² |
| Pantry | Ước tính | 12m² |
| Kho lưu trữ | Ước tính | 6m² |
| Lưu thông | Khoảng 15% của 156m² | 23m² |
| Tổng | Khoảng 180m² |
Kết quả tương đương khoảng 9m² cho mỗi nhân sự trên bảng lương. Nếu doanh nghiệp dùng phòng họp và pantry chung của tòa nhà, diện tích riêng cần thuê có thể giảm đáng kể.
Cách tính diện tích văn phòng theo Gross – Net
Nhiều doanh nghiệp tính đủ nhu cầu nhưng vẫn thiếu chỗ sau khi nhận bàn giao. Nguyên nhân thường nằm ở sự khác biệt giữa diện tích ghi trên hợp đồng và diện tích thực sự sử dụng được. Hiểu rõ hai khái niệm Net và Gross giúp tránh sai lệch này.
Diện tích Net (NLA)
NLA là viết tắt của Net Lettable Area, tức diện tích thuê thực. Đây là phần không gian doanh nghiệp có thể đặt bàn ghế, ngăn phòng và sử dụng trực tiếp. NLA thường không bao gồm sảnh tòa nhà, thang máy, cầu thang bộ, nhà vệ sinh chung và phòng kỹ thuật. Diện tích tính ở phần trước của bài viết nên được hiểu là diện tích NLA.
Diện tích Gross (GFA)
GFA là viết tắt của Gross Floor Area, tức tổng diện tích sàn xây dựng. Con số này gồm cả phần diện tích sử dụng chung được phân bổ cho từng đơn vị thuê. Tỷ lệ giữa NLA và GFA được gọi là hệ số sử dụng. Ví dụ, một văn phòng 200m² GFA với hệ số 80% chỉ có 160m² sử dụng thực tế. Vì vậy, khi so sánh các tòa nhà, hãy quy đổi đơn giá về cùng một cơ sở NLA.
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên hỏi rõ ba điểm sau:
- Diện tích trên hợp đồng được tính theo NLA hay GFA.
- Phương pháp đo là thông thủy (mép trong tường) hay tim tường.
- Phí quản lý được tính trên diện tích nào.
Với văn phòng linh hoạt và coworking, giá thuê được tính theo chỗ ngồi hoặc theo phòng, đã bao gồm quyền sử dụng không gian chung của tòa nhà.
Kinh nghiệm tối ưu diện tích văn phòng hiệu quả cho doanh nghiệp
Tối ưu diện tích không đồng nghĩa với việc xếp thêm bàn vào một mặt bằng cố định. Mục tiêu là để mỗi mét vuông phục vụ nhiều nhu cầu hơn mà đội ngũ vẫn làm việc thoải mái. Bốn kinh nghiệm sau áp dụng được cho cả văn phòng thuê mới và văn phòng đang vận hành.
- Sử dụng nội thất đa năng: Bàn nâng hạ, tủ di động có mặt đệm ngồi và bàn họp gấp gọn giúp một khu vực đảm nhận nhiều chức năng. Một góc làm việc nhóm buổi sáng có thể trở thành chỗ họp nhanh vào buổi chiều. Tủ âm tường và kệ treo cũng giúp giải phóng mặt sàn cho lối đi và chỗ ngồi.
- Tận dụng các không gian trống: Góc cạnh cửa sổ, hốc cầu thang hoặc khoảng trống cuối hành lang thường bị bỏ phí. Những vị trí này phù hợp làm phone booth, góc đọc tài liệu hoặc khu nghỉ ngắn. Khu pantry cũng có thể kiêm nhiệm vai trò không gian giao lưu và họp không chính thức.
- Lắp đặt vách ngăn thông minh: Vách kính, vách di động hoặc vách xếp giúp chia không gian mà vẫn giữ ánh sáng tự nhiên. Khi cần, doanh nghiệp có thể mở rộng phòng họp hoặc gộp hai khu làm việc thành một. Giải pháp này linh hoạt hơn tường xây cố định và giảm chi phí cải tạo khi thay đổi bố cục.
- Bố trí các khu vực hợp lý: Nguyên tắc chung là đặt các khu ồn và có lưu lượng người qua lại cao gần lối vào. Lễ tân, phòng họp tiếp khách và pantry nên nằm ở vị trí này. Khu làm việc cần tập trung nên đặt sâu bên trong, xa thang máy. Các bộ phận thường xuyên phối hợp nên được bố trí gần nhau để rút ngắn quãng đường di chuyển.
>> Có thể bạn quan tâm: Cách bố trí văn phòng làm việc nhỏ hiện đại, chuyên nghiệp
Tóm lại, diện tích văn phòng phù hợp là kết quả của nhiều phép tính, từ số chỗ ngồi thực tế, nhu cầu khu chức năng đến kế hoạch tăng trưởng. Các tiêu chuẩn diện tích văn phòng theo m²/người là điểm khởi đầu tốt. Quyết định cuối cùng vẫn cần dựa trên cách đội ngũ làm việc và ngân sách của doanh nghiệp.
Inspire Hub là đơn vị cung cấp giải pháp văn phòng tại Khu đô thị Sala, TPHCM, phù hợp doanh nghiệp từ 1 đến hơn 100 nhân sự:
- Văn phòng riêng cho đội ngũ từ 3 đến 50 người, có thể tái bố trí nội thất theo quy trình làm việc riêng của từng doanh nghiệp.
- Ghế ngồi cố định cho đội ngũ nhỏ cần chỗ làm việc ổn định trong không gian chung.
- Phòng họp từ 3 đến 20 người, giúp doanh nghiệp không phải tự xây phòng họp lớn ít sử dụng.
- Văn phòng tiêu chuẩn (Core Office Solution) cho doanh nghiệp cần văn phòng riêng tư, đã trang bị sẵn bàn ghế, điện, nước và wifi.
Doanh nghiệp đang cân nhắc nên thuê bao nhiêu m² cho đội ngũ của mình? Hãy liên hệ đội ngũ Inspire Hub để được tư vấn phương án diện tích và đặt lịch tham quan không gian thực tế tại Sala.
