English
“Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không?” là câu hỏi pháp lý được hỏi nhiều nhất khi doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng hoặc đang đăng ký địa chỉ trụ sở chính thức. Thực chất, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, nhưng có một số trường hợp nên hoặc cần thiết công chứng để bảo vệ quyền lợi các bên. Bài viết dưới đây Inspire Hub sẽ phân tích căn cứ pháp lý, rủi ro, thủ tục và giải đáp các câu hỏi thường gặp về vấn đề này.
Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không?
Hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng. Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng hay chứng thực, trừ khi các bên tự nguyện có nhu cầu tăng thêm giá trị pháp lý cho hợp đồng.
Ngoài ra, căn cứ theo Khoản 2 Điều 121 Luật Nhà ở 2023 (có hiệu lực từ 01/08/2024), pháp luật quy định rõ: giao dịch mua bán, thuê mua, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng nhà ở mới bắt buộc công chứng; còn đối với cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ thì không bắt buộc công chứng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu.
Tương tự, theo Điều 67 Khoản 3 Luật Kinh doanh Bất động sản, việc công chứng hợp đồng giao dịch bất động sản (bao gồm văn phòng thương mại) tùy theo thỏa thuận của các bên, pháp luật không bắt buộc.
Thực tế, một hợp đồng thuê văn phòng chỉ cần đủ 4 tiêu chí sau đây là đã đủ điều kiện có hiệu lực pháp lý theo quy định hiện hành.
- Lập thành văn bản rõ ràng (đánh máy hoặc viết tay)
- Có đầy đủ chữ ký của bên thuê và bên cho thuê (hoặc người đại diện hợp pháp)
- Có con dấu pháp nhân nếu một trong hai bên là tổ chức/doanh nghiệp
- Nội dung không vi phạm điều cấm của pháp luật
>> Xem thêm: Thị trường cho thuê văn phòng tại TPHCM
Quy định pháp luật về công chứng hợp đồng thuê văn phòng
Để hiểu rõ bức tranh pháp lý đầy đủ, cần phân biệt hợp đồng thuê văn phòng với một số loại hợp đồng bất động sản bắt buộc phải công chứng theo quy định.
Các hợp đồng bất động sản bắt buộc công chứng
Theo danh sách tổng hợp từ Luật Nhà ở, Bộ luật Dân sự và các văn bản hướng dẫn, chỉ 6 loại giao dịch nhà ở sau đây bắt buộc phải công chứng:
- Hợp đồng mua bán nhà ở
- Hợp đồng thuê mua nhà ở
- Hợp đồng tặng cho nhà ở
- Hợp đồng thay đổi/chuyển đổi nhà ở
- Hợp đồng góp vốn bằng nhà ở
- Hợp đồng thế chấp nhà ở
Hợp đồng cho thuê văn phòng không nằm trong danh sách này, do đó không bắt buộc công chứng theo bất kỳ điều luật nào đang có hiệu lực tại Việt Nam.
Khi nào nên tự nguyện công chứng?
Mặc dù không bắt buộc, việc công chứng vẫn được khuyến nghị trong các tình huống sau:
| Tình huống | Lý do nên công chứng |
| Dùng hợp đồng để đăng ký trụ sở doanh nghiệp | Một số Sở KH&ĐT và cơ quan thuế yêu cầu hợp đồng có công chứng để xác minh tính hợp lệ của địa chỉ trụ sở |
| Hợp đồng dài hạn trên 2-3 năm | Giảm rủi ro tranh chấp khi điều kiện thị trường thay đổi theo thời gian |
| Bên cho thuê là cá nhân (không phải doanh nghiệp) | Tăng độ tin cậy và giảm nguy cơ bên cho thuê phủ nhận cam kết |
| Giá trị hợp đồng lớn (có cọc/đặt cọc cao) | Tạo cơ sở pháp lý vững chắc để đòi bồi thường nếu một bên vi phạm |
| Dùng hợp đồng làm hồ sơ vay vốn ngân hàng | Một số ngân hàng yêu cầu hợp đồng thuê có công chứng khi thẩm định tài sản đảm bảo |
Một số rủi ro khi không công chứng hợp đồng thuê văn phòng
Dù pháp luật không bắt buộc, việc bỏ qua công chứng trong một số tình huống cụ thể có thể tạo ra những rủi ro pháp lý đáng kể, nhất là khi tranh chấp phát sinh.
Rủi ro 1: Khó chứng minh quyền sử dụng không gian hợp pháp
Khi một bên vi phạm hợp đồng (bên cho thuê đột ngột đòi lại mặt bằng trước hạn hoặc tăng giá thuê đơn phương), hợp đồng không công chứng vẫn có giá trị pháp lý để khởi kiện. Tuy nhiên, quá trình thu thập và thẩm định chứng cứ sẽ phức tạp hơn đáng kể so với hợp đồng có công chứng vốn được pháp luật thừa nhận là bằng chứng xác thực không cần chứng minh thêm.
Rủi ro 2: Gặp khó khăn khi đăng ký trụ sở hoặc làm thủ tục hành chính
Dù Luật Doanh nghiệp 2020 không yêu cầu nộp hợp đồng thuê khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, nhưng trong thực tế một số phòng đăng ký kinh doanh địa phương hoặc cơ quan thuế khi hậu kiểm có thể yêu cầu hợp đồng thuê hợp lệ. Hợp đồng không công chứng nhưng thiếu chữ ký, dấu hoặc thông tin không đầy đủ dễ bị từ chối trong các thủ tục này.
Rủi ro 3: Bên cho thuê từ chối thực hiện nghĩa vụ
Với hợp đồng không được công chứng, bên cho thuê (đặc biệt nếu là cá nhân) về mặt tâm lý có xu hướng cảm thấy ít bị ràng buộc hơn so với hợp đồng đã qua công chứng, bởi vì công chứng viên đã xác nhận sự tự nguyện và năng lực pháp lý của tất cả các bên tại thời điểm ký.
Rủi ro 4: Chi phí thuê không được chấp nhận là chi phí hợp lệ khi tính thuế
Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, để chi phí thuê văn phòng được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đảm bảo: hợp đồng thuê được ký kết hợp pháp, rõ ràng với đầy đủ chữ ký các bên và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch từ 20 triệu đồng/lần trở lên. Một hợp đồng thiếu sót dù là không phải vì thiếu công chứng thì vẫn có thể khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ chi phí này.
Thủ tục công chứng hợp đồng thuê văn phòng cho doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp quyết định công chứng hợp đồng thuê văn phòng để tăng tính bảo đảm pháp lý, quy trình thực hiện khá đơn giản và có thể hoàn thành trong một ngày làm việc tại bất kỳ văn phòng công chứng nào trên toàn quốc.
1. Chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ công chứng hợp đồng thuê văn phòng gồm:
Từ phía bên cho thuê:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (Sổ hồng/Sổ đỏ), bản gốc để đối chiếu
- CCCD/CMND còn hiệu lực (nếu là cá nhân) hoặc Giấy đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty và CCCD người đại diện pháp luật (nếu là tổ chức)
- Giấy tờ chứng minh quyền cho thuê hợp pháp (nếu là bên thứ ba được ủy quyền)
Từ phía bên thuê (doanh nghiệp):
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có xác nhận)
- Điều lệ công ty
- CCCD/CMND của người đại diện pháp luật ký hợp đồng
- Văn bản ủy quyền (nếu người ký không phải người đại diện pháp luật theo đăng ký)
Bản dự thảo hợp đồng thuê văn phòng: Bản dự thảo đã có nội dung cơ bản (thông tin hai bên, đối tượng thuê, thời hạn, giá thuê, quyền và nghĩa vụ, điều khoản chấm dứt)
2. Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng: Nộp toàn bộ hồ sơ trên tại bất kỳ Văn phòng Công chứng hoặc Phòng Công chứng Nhà nước nào tại địa phương. Kể từ ngày 01/7/2025, Văn phòng Công chứng được phép hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân, giúp mở rộng mạng lưới và tăng tính cạnh tranh dịch vụ.
3. Công chứng viên thẩm tra và xác nhận: Công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, xác minh năng lực pháp luật dân sự của các bên, đọc lại nội dung hợp đồng cho các bên nghe và ký xác nhận. Toàn bộ quy trình thường hoàn tất trong 30 phút đến 2 giờ nếu hồ sơ đầy đủ.
4. Nhận hợp đồng công chứng và nộp phí: Sau khi ký xác nhận, công chứng viên đóng dấu và trả lại hợp đồng cho các bên. Mỗi bên giữ ít nhất một bản gốc có công chứng.
Câu hỏi thường gặp về công chứng hợp đồng thuê văn phòng
Dưới đây là giải đáp thắc mắc cho một số câu hỏi về công chứng hợp đồng thuê văn phòng mà doanh nghiệp có thể cần.
Trường hợp nào hợp đồng thuê văn phòng bắt buộc phải công chứng? Trường hợp nào không cần?
Theo hệ thống pháp luật Việt Nam hiện hành, không có trường hợp nào hợp đồng thuê văn phòng thương mại bắt buộc phải công chứng. Điều này áp dụng cho mọi trường hợp: thuê ngắn hạn hay dài hạn, bên thuê là cá nhân hay doanh nghiệp, bên cho thuê là cá nhân, hộ gia đình hay tổ chức kinh doanh bất động sản chuyên nghiệp.
Ngược lại, hợp đồng không cần công chứng trong hầu hết tình huống thực tế, đặc biệt khi thuê văn phòng từ chủ đầu tư tòa nhà thương mại hoặc đơn vị vận hành mô hình coworking space chuyên nghiệp, nơi hợp đồng đã có chữ ký và con dấu pháp nhân đầy đủ, đảm bảo giá trị pháp lý cao.
Chi phí công chứng hợp đồng thuê văn phòng là bao nhiêu?
Phí công chứng hợp đồng thuê được tính theo tổng giá trị hợp đồng (tổng số tiền thuê toàn bộ thời hạn), cụ thể theo khung phí hiện hành:
| Giá trị hợp đồng (tổng tiền thuê) | Mức phí công chứng |
| Dưới 50 triệu đồng | 100.000 VNĐ |
| 50 triệu – 100 triệu đồng | 200.000 VNĐ |
| 100 triệu – 1 tỷ đồng | 0,1% giá trị hợp đồng |
| Trên 1 tỷ đồng | Lũy tiến (tối đa 10 triệu VNĐ) |
Ví dụ: Hợp đồng thuê văn phòng 12 tháng với giá 8.000.000 VNĐ/tháng, tương đương tổng giá trị 96 triệu VNĐ, thì phí công chứng chỉ 200.000 VNĐ. Ngoài phí công chứng, có thể phát sinh thêm thù lao soạn thảo hợp đồng (nếu nhờ văn phòng công chứng soạn) thường từ 200.000-500.000 VNĐ tùy độ phức tạp.
>> Giải đáp các thắc mắc về chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu cùng Inspire Hub
Thời gian công chứng hợp đồng thuê văn phòng là bao lâu?
Với hồ sơ đầy đủ và không có vấn đề cần làm rõ, thủ tục công chứng hợp đồng thuê văn phòng thường hoàn thành trong cùng ngày nộp hồ sơ, thậm chí trong vòng 30 phút đến 2 giờ làm việc. Trong trường hợp hồ sơ phức tạp hơn (bên nước ngoài, tài sản có tranh chấp pháp lý chưa giải quyết, cần xác minh bổ sung) thì thời gian có thể kéo dài đến 3-5 ngày làm việc.
Tổ chức pháp nhân có công chứng hợp đồng thuê văn phòng không?
Tổ chức và pháp nhân hoàn toàn có thể yêu cầu công chứng hợp đồng thuê văn phòng nếu có nhu cầu. Tuy nhiên, theo Điều 164 Luật Nhà ở 2023, đối với giao dịch mà một bên tham gia là tổ chức (bao gồm tổ chức cho thuê lẫn bên thuê là doanh nghiệp), hợp đồng không bắt buộc phải công chứng, vì chữ ký và con dấu pháp nhân của tổ chức đã có giá trị xác nhận tương đương. Thực tế, hầu hết hợp đồng thuê văn phòng tại các tòa nhà thương mại hoặc coworking space đều không qua công chứng và vẫn có đầy đủ giá trị pháp lý.
Có thể công chứng hợp đồng thuê văn phòng online không?
Tính đến năm 2026, Việt Nam chưa triển khai dịch vụ công chứng trực tuyến hoàn toàn cho hợp đồng thuê tài sản do quy định pháp luật vẫn yêu cầu các bên có mặt trực tiếp tại văn phòng công chứng để xác nhận danh tính và ký kết trước công chứng viên. Tuy nhiên, một số văn phòng công chứng đã triển khai đặt lịch hẹn và nộp hồ sơ sơ bộ trực tuyến để rút ngắn thời gian chờ đợi khi đến trực tiếp. Lộ trình chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng đang được Bộ Tư pháp nghiên cứu và có thể được triển khai trong các năm tới theo Đề án chuyển đổi số quốc gia.
Tóm lại, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, chỉ cần một bản hợp đồng văn bản có đầy đủ chữ ký và con dấu của cả hai bên là hoàn toàn đủ hiệu lực pháp lý. Tuy nhiên, việc tự nguyện công chứng vẫn là lựa chọn an toàn trong một số tình huống cụ thể để bảo vệ tối đa quyền lợi doanh nghiệp.
Điều quan trọng hơn cả công chứng là đảm bảo nội dung hợp đồng chi tiết và rõ ràng, bao gồm điều khoản chấm dứt, trách nhiệm sửa chữa, điều chỉnh giá thuê và giải quyết tranh chấp. Vì vậy, việc lựa chọn thuê văn phòng tại các đơn vị chuyên nghiệp như coworking space uy tín sẽ giúp doanh nghiệp có được hợp đồng chuẩn pháp lý, minh bạch và linh hoạt mà không cần lo về rủi ro pháp lý từ đầu.
Tìm hiểu giải pháp văn phòng linh hoạt tại Inspire Hub. Tại đây, chúng tôi luôn hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng minh bạch, pháp lý rõ ràng, vận hành ngay từ ngày đầu tiên.
- Hotline: 079 777 4 777
- Email: info@inspirehub.com.vn
- Inspire Hub 1: 03-05 Nguyễn Cơ Thạch, phường An Khánh, TP.HCM
- Inspire Hub 2: 122-124 đường B2, phường An Khánh, TP.HCM
