English
Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu không chỉ là một con số tài chính, mà còn là ranh giới pháp lý quan trọng liên quan đến nghĩa vụ thuế, hạch toán kế toán và quyền lợi của cả hai bên trong hợp đồng thuê. Bài viết dưới đây Inspire Hub sẽ tổng hợp những thắc mắc phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường gặp phải khi tiếp cận phân khúc văn phòng này.
Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu gồm những gì?
Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu là tổng hợp tất cả các khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi trả cho chủ sở hữu mặt bằng để có không gian làm việc. Trên thực tế, khoản chi này không chỉ bao gồm tiền thuê mặt bằng mà còn bao gồm nhiều hạng mục đi kèm.
- Tiền thuê mặt bằng hàng tháng: đây là khoản chi phí cốt lõi, thường được thỏa thuận cố định theo tháng hoặc quý.
- Phí dịch vụ quản lý tòa nhà: bao gồm vệ sinh, bảo vệ, bảo trì thang máy, hệ thống điều hòa và các tiện ích dùng chung.
- Phí điện, nước, internet: tùy thuộc vào mức sử dụng thực tế hoặc theo quy định của tòa nhà.
- Phí đặt cọc thuê văn phòng: thường tương đương 1–3 tháng tiền thuê, có thể được hoàn lại hoặc khấu trừ vào kỳ cuối hợp đồng.
- Phí cải tạo, lắp đặt nội thất: phát sinh khi doanh nghiệp muốn tùy chỉnh không gian theo nhu cầu vận hành riêng.
Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm có cần đóng thuế không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu đồng trở xuống thì thuộc trường hợp không phải nộp thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN.
Điều này có nghĩa là:
| Đối tượng | Doanh thu cho thuê | Thuế GTGT | Thuế TNCN | Thuế môn bài |
| Cá nhân cho thuê | Dưới 100 triệu/năm | Miễn thuế | Miễn thuế | Miễn thuế |
| Cá nhân cho thuê | Từ 100 triệu/năm trở lên | 5% | 5% | Theo mức doanh thu |
| Tổ chức/doanh nghiệp cho thuê | Không phụ thuộc ngưỡng | 10% | – | Theo quy định |
Trường hợp cá nhân cho thuê có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, nghĩa vụ thuế phát sinh gồm: thuế GTGT khoán 5% và thuế TNCN 5%, tổng cộng 10% trên doanh thu.
Trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân có doanh thu vượt ngưỡng 100 triệu đồng/năm, doanh nghiệp có thể kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân theo các bước: kê khai hợp đồng thuê văn phòng với cơ quan thuế, tính toán thuế GTGT (5%) và TNCN (5%) trên tổng số tiền thuê, sau đó nộp thuế thay và lấy hóa đơn hợp pháp từ cơ quan thuế.
Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu có phải kê khai thuế không?
Đây là một trong những thắc mắc được đặt ra từ phía các doanh nghiệp nước ngoài chưa quen với hệ thống thuế Việt Nam. Câu trả lời cần được phân biệt rõ ràng giữa nghĩa vụ của bên cho thuê và nghĩa vụ của doanh nghiệp đi thuê.
Về phía bên cho thuê (cá nhân): Theo quy định hiện hành, nếu cá nhân cho thuê văn phòng có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân này sẽ không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.
Lưu ý: Từ ngày 01/01/2026, ngưỡng doanh thu để xác định trường hợp không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN được nâng lên dưới 200 triệu đồng/năm, theo Luật Thuế GTGT 2024. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin này khi đàm phán hợp đồng thuê mới hoặc gia hạn hợp đồng hiện có.
Về phía doanh nghiệp đi thuê: Việc không phải nộp thuế không đồng nghĩa với việc được miễn toàn bộ nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ sau:
- Lập và lưu trữ hợp đồng thuê văn phòng hợp lệ, có chữ ký của cả hai bên.
- Giữ đầy đủ chứng từ thanh toán (ưu tiên chuyển khoản ngân hàng nếu giá trị từ 20 triệu đồng/lần trở lên).
- Kê khai khoản chi phí này trong báo cáo tài chính và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm.
Ngay cả khi bên cho thuê không có nghĩa vụ nộp thuế, doanh nghiệp nên chủ động hỗ trợ hoặc đề nghị bên cho thuê thực hiện kê khai với cơ quan thuế để có đầy đủ chứng từ pháp lý. Điều này sẽ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế sau này.
Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm có được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp?
Để có chi phí thuê văn phòng hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần đảm bảo: hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng, nêu chi tiết quyền và nghĩa vụ của các bên, được ký kết hợp pháp có chữ ký của hai bên; nếu thuê từ công ty thì cần hóa đơn GTGT hợp lệ; nếu thuê từ cá nhân thì cần chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay (nếu có).
Trường hợp tổng chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng/năm, cá nhân cho thuê không cần nộp thuế GTGT và TNCN, nhưng doanh nghiệp vẫn cần hợp đồng và biên lai thanh toán để đảm bảo quyền ghi nhận chi phí hợp lý.
Ngoài ra, nếu tổng giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên mỗi lần thanh toán, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) theo quy định hiện hành.
Hồ sơ tối thiểu doanh nghiệp cần lưu trữ:
- Hợp đồng thuê văn phòng có chữ ký hợp lệ của hai bên
- Chứng từ thanh toán (ưu tiên chuyển khoản với giá trị từ 20 triệu đồng/lần)
- Hóa đơn VAT (nếu thuê từ tổ chức/doanh nghiệp)
- Biên lai nộp thuế thay (nếu thuê từ cá nhân có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm)
Lưu ý dành cho doanh nghiệp nước ngoài: Khi thuê văn phòng tại Việt Nam, việc làm việc với một nhà cung cấp dịch vụ văn phòng chuyên nghiệp (có đầy đủ hóa đơn VAT và hệ thống kế toán minh bạch) sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa đáng kể quy trình hạch toán và giảm thiểu rủi ro trong các đợt kiểm tra thuế.
Lợi ích khi thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm
Phân khúc ngân sách này không đồng nghĩa với việc chấp nhận sự đánh đổi về chất lượng. Khi lựa chọn đúng mô hình, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đảm bảo cả hiệu quả tài chính lẫn hình ảnh chuyên nghiệp.
Tối ưu hoá chi phí và giảm áp lực tài chính
Đối với doanh nghiệp đang trong giai đoạn đầu thiết lập hoạt động tại Việt Nam hoặc muốn kiểm soát chi phí cố định, ngưỡng dưới 100 triệu mỗi năm giúp giải phóng một phần đáng kể ngân sách để tái phân bổ vào các hoạt động cốt lõi như tuyển dụng, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường.
Khác với văn phòng truyền thống đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu lớn cho nội thất, thiết bị và thi công, mô hình coworking space gần như loại bỏ hoàn toàn chi phí setup. Doanh nghiệp có thể bắt đầu vận hành ngay trong ngày mà không cần ứng vốn lớn, đây là lợi thế quan trọng đối với các đơn vị quản lý dòng tiền chặt chẽ.
Đa dạng sự lựa chọn về phân khúc và diện tích
Trong khoảng ngân sách dưới 100 triệu mỗi năm, doanh nghiệp hiện có khá nhiều lựa chọn phù hợp với từng giai đoạn phát triển. Với quy mô từ 1 đến 3 người, ghế cố định hoặc văn phòng dịch vụ là giải pháp kinh tế và chuyên nghiệp nhất. Với đội nhóm từ 3 đến 6 người, một số không gian coworking tại khu vực ngoài trung tâm cung cấp phòng riêng ở mức giá phù hợp với ngân sách này.
Tính linh hoạt về hợp đồng (theo tháng hoặc theo năm) cũng là yếu tố quan trọng, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh quy mô nhanh chóng khi đội ngũ thay đổi, thay vì bị ràng buộc bởi hợp đồng dài hạn từ 3 đến 5 năm như mô hình truyền thống.
Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Một trong những lo ngại phổ biến khi thuê văn phòng với ngân sách thấp là liệu có thể duy trì được hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác và khách hàng hay không. Với mô hình coworking space được thiết kế bài bản, câu trả lời là hoàn toàn có thể. Việc sử dụng địa chỉ tại các vị trí trung tâm thành phố hay khu đô thị cao cấp sẽ giúp doanh nghiệp định vị thương hiệu một cách thuyết phục ngay cả trong giai đoạn tiết kiệm chi phí.
Giảm thiểu rủi ro và vận hành pháp lý
Thuê coworking space giúp doanh nghiệp tránh khỏi nhiều rủi ro pháp lý và vận hành phát sinh từ mô hình tự thuê mặt bằng, bao gồm tranh chấp hợp đồng thuê dài hạn, trách nhiệm bảo trì cơ sở vật chất, hay các nghĩa vụ liên quan đến phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động. Toàn bộ các vấn đề này được đơn vị quản lý không gian xử lý, giúp doanh nghiệp tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Cách tối ưu chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu
Để kiểm soát hiệu quả ngân sách văn phòng trong ngưỡng 100 triệu đồng/năm mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn vận hành và hình ảnh doanh nghiệp, có ba chiến lược cốt lõi mà các nhà quản lý cần cân nhắc.
Lựa chọn mô hình văn phòng linh hoạt
Thay vì cam kết vào một hợp đồng thuê mặt bằng truyền thống nhiều năm với chi phí ban đầu lớn (đặt cọc, hoàn thiện nội thất, lắp đặt hạ tầng kỹ thuật), doanh nghiệp có thể tiếp cận các mô hình văn phòng linh hoạt với chi phí được tối ưu hóa ngay từ đầu:
- Coworking space: Giải pháp chi phí thấp nhất cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ cần không gian làm việc ổn định.
- Văn phòng riêng: Không gian riêng tư với chi phí trọn gói bao gồm điện, nước, internet và hỗ trợ hành chính.
- Văn phòng ảo: Phù hợp cho doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí thuê văn phòng, cung cấp địa chỉ doanh nghiệp hợp pháp với chi phí tối thiểu.
>> KHÁM PHÁ NGAY DỊCH VỤ VĂN PHÒNG RIÊNG TẠI INSPIRE HUB
Chọn vị trí văn phòng ở ngoài trung tâm
Trong khi các tòa nhà hạng A tại khu vực trung tâm TP. Hồ Chí Minh có thể có giá thuê vượt xa ngưỡng 100 triệu đồng/năm ngay cả với diện tích khiêm tốn, các khu vực phát triển mới như khu đô thị Sala (Thủ Đức), Quận 7, Bình Thạnh,… mang lại giải pháp cân bằng và tối ưu hơn. Đây là cách tối ưu chi phí mà các công ty kiến trúc nước ngoài, công ty đầu tư hoặc văn phòng đại diện trong lĩnh vực xây dựng và xuất nhập khẩu có thể định vị thương hiệu một cách thông minh trong bối cảnh phát triển đô thị mạnh mẽ của khu Đông TP. Hồ Chí Minh.
Áp dụng mô hình làm việc kết hợp (hybrid work)
Mô hình làm việc kết hợp đang trở thành tiêu chuẩn vận hành của nhiều tập đoàn đa quốc gia. Đây là công cụ tối ưu chi phí văn phòng hiệu quả nhất trong bối cảnh hiện nay. Thay vì duy trì một văn phòng cố định với toàn bộ chỗ ngồi cho tất cả nhân viên, doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên đến làm việc vào những ngày cần có mặt tại văn phòng, giúp giảm chi phí thuê so với mô hình truyền thống.
Mô hình này phù hợp với các công ty công nghệ, tư vấn đầu tư hoặc các văn phòng đại diện của tập đoàn nước ngoài tại Việt Nam, nơi phần lớn nhân sự có khả năng làm việc linh hoạt và không cần hiện diện văn phòng 100% thời gian.
>> Xem thêm: Tổng hợp 10 kinh nghiệm thuê văn phòng bạn nên biết
Nhìn chung, chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu cho mỗi năm là ranh giới pháp lý có ý nghĩa quan trọng về thuế GTGT, thuế TNCN và quyền ghi nhận chi phí hợp lý trong quyết toán thuế TNDN. Trong bối cảnh thị trường văn phòng ngày càng đa dạng về mô hình và phân khúc, việc lựa chọn đúng không gian làm việc không chỉ là bài toán tài chính mà còn là quyết định chiến lược về hình ảnh thương hiệu, hiệu suất vận hành và khả năng mở rộng trong tương lai.
Theo dõi website của Inspire Hub để cập nhật thêm nhiều thông tin mới nhất nhé!
Liên hệ tư vấn miễn phí: +84 79 777 4 777
Email: info@inspirehub.com.vn
